CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LINH LANG

CHÍNH SÁCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Áp dụng đối với khách hàng và người sử dụng dịch vụ Linh Lang Service

Ngày hiệu lực: 13/10/2026

GIỚI THIỆU

Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Linh Lang, đơn vị vận hành thương hiệu Linh Lang Service (sau đây gọi là “Linh Lang Service”, “Công ty”, “chúng tôi”), tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng trong quá trình truy cập website, đăng ký dịch vụ, mua linh kiện hoặc liên hệ với Công ty.

Trong quá trình cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt, tra cứu và cung ứng linh kiện thiết bị gia dụng, Linh Lang Service có thể thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết để tiếp nhận yêu cầu, xác nhận lịch hẹn, thực hiện công việc kỹ thuật, thanh toán, chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Chính sách này giải thích loại dữ liệu cá nhân có thể được thu thập, mục đích và phạm vi xử lý, thời gian lưu trữ, việc chia sẻ dữ liệu, quyền của khách hàng và cách thức thực hiện các quyền đó.

Công ty thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.

1. DỮ LIỆU CÁ NHÂN ĐƯỢC THU THẬP

Linh Lang Service chỉ thu thập dữ liệu cá nhân phù hợp với mục đích xử lý và phạm vi dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, trên cơ sở và điều kiện được pháp luật cho phép.

1.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Tùy từng giao dịch, dữ liệu cá nhân cơ bản có thể bao gồm:

• Thông tin nhận dạng: Họ và tên hoặc thông tin nhận dạng cần thiết khác do khách hàng cung cấp.

• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên hệ hoặc địa chỉ thực hiện dịch vụ.

• Thông tin giao dịch: Mã đơn dịch vụ, lịch hẹn, yêu cầu báo giá, thông tin đặt mua linh kiện, lịch sử thanh toán và chứng từ liên quan.

• Thông tin thiết bị: Thương hiệu, model, mã E-Nr, số sê-ri, tình trạng thiết bị, mô tả lỗi, hình ảnh thiết bị và lịch sử sửa chữa hoặc bảo dưỡng có liên quan.

• Thông tin trao đổi: Nội dung khách hàng gửi qua biểu mẫu website, email, điện thoại, kênh chăm sóc khách hàng hoặc các kênh liên hệ chính thức khác.

• Dữ liệu kỹ thuật khi sử dụng website: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, thông tin thiết bị truy cập, cookie và dữ liệu nhật ký hệ thống, trong phạm vi website thực tế có thu thập.

1.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Linh Lang Service không mặc nhiên yêu cầu khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm khi đặt lịch sửa chữa, bảo dưỡng hoặc mua linh kiện.

Trường hợp phát sinh nhu cầu xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm trong một giao dịch cụ thể, Công ty chỉ thực hiện khi có căn cứ hợp pháp, đáp ứng điều kiện xử lý tương ứng và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp theo quy định pháp luật.

Khách hàng không nên gửi thông tin nhạy cảm không cần thiết qua biểu mẫu mô tả sự cố, hình ảnh thiết bị hoặc các kênh hỗ trợ kỹ thuật.

1.3. Dữ liệu phát sinh từ quá trình sử dụng dịch vụ

Trong phạm vi cần thiết, Linh Lang Service có thể ghi nhận dữ liệu phát sinh từ giao dịch, bao gồm:

• Lịch sử đặt lịch và trạng thái xử lý yêu cầu.

• Nội dung kiểm tra, đánh giá tình trạng thiết bị.

• Báo giá, hạng mục công việc và linh kiện đã được khách hàng xác nhận.

• Lịch sử bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng và lắp đặt thuộc phạm vi Công ty thực hiện.

• Thông tin thanh toán, hóa đơn và chứng từ liên quan.

• Lịch sử tiếp nhận phản hồi, khiếu nại và kết quả xử lý.

• Thông tin đánh giá chất lượng dịch vụ do khách hàng cung cấp.

1.4. Dữ liệu do khách hàng cung cấp về người khác

Trường hợp khách hàng cung cấp thông tin của người khác, chẳng hạn người liên hệ tại địa điểm sửa chữa hoặc người được ủy quyền tiếp nhận thiết bị, khách hàng có trách nhiệm bảo đảm việc cung cấp thông tin đó có căn cứ hợp pháp.

Linh Lang Service có thể yêu cầu xác minh hoặc bổ sung thông tin khi cần thiết để thực hiện dịch vụ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

1.5. Dữ liệu từ nguồn khác

Trong phạm vi pháp luật cho phép, Công ty có thể tiếp nhận dữ liệu từ đối tác dịch vụ, đơn vị thanh toán, đơn vị bảo hành hoặc nguồn khác có liên quan trực tiếp đến yêu cầu của khách hàng.

Việc tiếp nhận và sử dụng dữ liệu từ các nguồn này phải phù hợp với mục đích giao dịch, căn cứ xử lý hợp pháp và các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu áp dụng.

2. MỤC ĐÍCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Linh Lang Service xử lý dữ liệu cá nhân nhằm phục vụ các mục đích sau, trong phạm vi cần thiết và có căn cứ pháp lý phù hợp.

2.1. Tiếp nhận và thực hiện dịch vụ

• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng và lắp đặt thiết bị.

• Xác nhận lịch hẹn, địa điểm, thời gian và thông tin liên hệ.

• Xác định loại thiết bị, model, mã E-Nr và nhu cầu linh kiện.

• Điều phối nhân sự kỹ thuật và tổ chức thực hiện công việc.

• Lập báo giá, ghi nhận hạng mục công việc và xác nhận các chi phí phát sinh.

• Theo dõi trạng thái dịch vụ và thông báo kết quả thực hiện.

2.2. Cung ứng linh kiện và xử lý giao dịch

• Tra cứu, đối chiếu và tư vấn mã linh kiện phù hợp.

• Tiếp nhận yêu cầu đặt mua và xác nhận thông tin đơn hàng.

• Xử lý thanh toán, đối soát giao dịch, lập hóa đơn và chứng từ.

• Thực hiện giao nhận linh kiện theo thỏa thuận.

• Xử lý yêu cầu đổi trả, hoàn tiền hoặc các vấn đề phát sinh theo chính sách áp dụng.

2.3. Chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại

• Tiếp nhận câu hỏi, phản hồi và yêu cầu hỗ trợ.

• Theo dõi lịch sử dịch vụ để hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.

• Xác minh thông tin liên quan đến khiếu nại về kỹ thuật, chi phí, lịch hẹn hoặc linh kiện.

• Đánh giá chất lượng dịch vụ và cải thiện quy trình phục vụ.

• Liên hệ khách hàng để làm rõ thông tin hoặc thông báo kết quả xử lý.

2.4. Thực hiện nghĩa vụ pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp

• Lập, lưu trữ hóa đơn và chứng từ theo quy định.

• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

• Phát hiện, ngăn chặn và xử lý hành vi gian lận hoặc hành vi vi phạm pháp luật.

• Giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Công ty, khách hàng và các bên liên quan.

2.5. Tiếp thị và truyền thông

Khi có căn cứ hợp pháp và đáp ứng điều kiện cần thiết, Linh Lang Service có thể sử dụng thông tin liên hệ để gửi thông tin về dịch vụ mới, chương trình ưu đãi, nội dung hướng dẫn sử dụng thiết bị hoặc thông tin chăm sóc khách hàng.

Đối với hoạt động tiếp thị cần có sự đồng ý của khách hàng, Công ty sẽ thực hiện việc lấy và ghi nhận sự đồng ý theo quy định pháp luật.

Khách hàng có thể từ chối nhận thông tin tiếp thị hoặc rút lại sự đồng ý theo hướng dẫn được cung cấp. Việc từ chối tiếp thị không làm ảnh hưởng đến việc tiếp nhận và thực hiện các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, trừ trường hợp có căn cứ pháp lý khác.

3. CĂN CỨ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Linh Lang Service xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở và trong phạm vi được pháp luật cho phép, có thể bao gồm:

• Sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu.

• Việc thực hiện hợp đồng, giao dịch hoặc các bước cần thiết theo yêu cầu của khách hàng trước khi giao kết hợp đồng, khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

• Việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý của Công ty.

• Các trường hợp xử lý dữ liệu khác được pháp luật cho phép.

Công ty không sử dụng việc khách hàng truy cập website hoặc gửi yêu cầu dịch vụ làm căn cứ mặc nhiên cho mọi hoạt động xử lý dữ liệu ngoài mục đích cần thiết.

Khi cần sự đồng ý, Linh Lang Service hướng tới việc cung cấp thông tin rõ ràng về mục đích, phạm vi xử lý và cách thức thực hiện quyền của khách hàng.

4. THỜI GIAN LƯU TRỮ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Linh Lang Service lưu trữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích xử lý, đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến giao dịch.

Thời gian lưu trữ cụ thể phụ thuộc vào loại dữ liệu và mục đích sử dụng, có thể bao gồm:

• Dữ liệu đặt lịch: Trong thời gian cần thiết để tiếp nhận, điều phối và theo dõi lịch hẹn.

• Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng và bảo hành: Trong thời gian cần thiết để quản lý lịch sử dịch vụ, hỗ trợ khách hàng và thực hiện nghĩa vụ liên quan.

• Dữ liệu đơn hàng, thanh toán và hóa đơn: Theo thời hạn lưu trữ áp dụng đối với từng loại hồ sơ theo quy định pháp luật.

• Dữ liệu khiếu nại, tranh chấp: Trong thời gian cần thiết để xác minh, giải quyết và thực hiện nghĩa vụ liên quan.

• Dữ liệu tiếp thị: Theo mục đích đã thông báo và căn cứ xử lý hợp pháp tương ứng.

Khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích xử lý và không có căn cứ hợp pháp để tiếp tục lưu trữ, Công ty sẽ xem xét xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu theo quy định áp dụng.

Việc khách hàng yêu cầu xóa dữ liệu không đồng nghĩa mọi dữ liệu sẽ được xóa ngay trong mọi trường hợp. Công ty có thể tiếp tục lưu giữ những dữ liệu cần thiết theo nghĩa vụ pháp lý hoặc căn cứ hợp pháp khác và sẽ xử lý yêu cầu theo quy định.

5. CHIA SẺ VÀ CHUYỂN GIAO DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Linh Lang Service không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại.

Trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ hoặc theo căn cứ pháp lý phù hợp, dữ liệu cá nhân có thể được chia sẻ với các nhóm bên nhận sau:

5.1. Nhân sự và kỹ thuật viên thực hiện dịch vụ

Thông tin liên hệ, địa chỉ, thông tin thiết bị và mô tả sự cố có thể được cung cấp cho nhân sự được phân công nhằm xác nhận lịch hẹn, kiểm tra thiết bị và thực hiện công việc.

5.2. Đối tác cung ứng linh kiện và dịch vụ liên quan

Một số thông tin cần thiết có thể được chia sẻ với nhà cung cấp linh kiện, đơn vị giao nhận hoặc đối tác kỹ thuật để xác minh mã phụ tùng, xử lý đơn hàng hoặc thực hiện công việc đã thống nhất.

5.3. Đơn vị cung cấp hạ tầng và công nghệ

Trong trường hợp sử dụng dịch vụ lưu trữ website, phần mềm quản lý lịch hẹn, hệ thống chăm sóc khách hàng, email hoặc các công cụ công nghệ khác, dữ liệu có thể được xử lý bởi nhà cung cấp tương ứng trong phạm vi cần thiết.

5.4. Đơn vị thanh toán và dịch vụ kế toán

Thông tin giao dịch có thể được cung cấp cho ngân hàng, đơn vị thanh toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ kế toán, hóa đơn trong phạm vi cần thiết để xử lý thanh toán và thực hiện nghĩa vụ liên quan.

5.5. Nhãn hàng, nhà phân phối hoặc đối tác bảo hành

Khi cần phối hợp thực hiện yêu cầu bảo hành, xác minh linh kiện hoặc giải quyết vấn đề kỹ thuật, Công ty có thể chia sẻ thông tin liên quan với nhãn hàng, nhà phân phối hoặc đối tác phù hợp, trên cơ sở hợp pháp và trong phạm vi cần thiết.

5.6. Cơ quan nhà nước và các bên khác

Dữ liệu có thể được cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc cho bên khác khi có căn cứ xử lý phù hợp theo quy định pháp luật.

Linh Lang Service hướng tới yêu cầu các bên tiếp nhận dữ liệu tuân thủ nghĩa vụ bảo mật và chỉ xử lý dữ liệu theo phạm vi công việc được giao hoặc căn cứ pháp lý áp dụng.

6. QUYỀN CỦA KHÁCH HÀNG ĐỐI VỚI DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Theo quy định pháp luật hiện hành và trong phạm vi áp dụng, khách hàng có thể thực hiện các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:

• Quyền được biết: Được thông tin về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

• Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: Thực hiện đối với hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý, theo điều kiện pháp luật.

• Quyền truy cập: Yêu cầu xem hoặc nhận bản sao dữ liệu cá nhân theo quy định.

• Quyền chỉnh sửa: Yêu cầu cập nhật dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ.

• Quyền xóa: Yêu cầu xóa dữ liệu khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

• Quyền hạn chế xử lý: Yêu cầu hạn chế xử lý trong các trường hợp được pháp luật quy định.

• Quyền phản đối: Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu trong trường hợp pháp luật cho phép.

• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường: Thực hiện theo quy định pháp luật khi quyền và lợi ích hợp pháp bị ảnh hưởng.

• Các quyền khác: Theo quy định pháp luật hiện hành.

Cách thực hiện quyền dữ liệu cá nhân

Khách hàng có thể gửi yêu cầu qua email hoặc kênh liên hệ chính thức của Linh Lang Service được công bố trên website.

Yêu cầu nên bao gồm họ tên, thông tin liên hệ, nội dung yêu cầu và thông tin cần thiết để xác định dữ liệu liên quan. Công ty có thể đề nghị xác minh danh tính nhằm hạn chế nguy cơ tiết lộ dữ liệu cho người không có quyền truy cập.

Linh Lang Service sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo trình tự, thời hạn và điều kiện được pháp luật quy định. Trường hợp không thể đáp ứng toàn bộ yêu cầu, Công ty sẽ xem xét thông báo lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.

7. NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG

Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho Linh Lang Service, khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin trung thực, chính xác và cập nhật khi có thay đổi.

• Chỉ cung cấp dữ liệu của người khác khi có căn cứ hợp pháp.

• Không gửi dữ liệu cá nhân không cần thiết trong phần mô tả sự cố hoặc hình ảnh thiết bị.

• Bảo vệ thông tin đăng nhập và thông tin xác thực tài khoản, nếu có sử dụng tài khoản trên website.

• Thông báo cho Công ty khi phát hiện hoặc nghi ngờ dữ liệu cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc bị tiết lộ trái phép.

• Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

8. BẢO MẬT DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ

Linh Lang Service hướng tới áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân trước nguy cơ truy cập trái phép, mất mát, thay đổi, tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích.

Các biện pháp được xem xét áp dụng tùy theo hệ thống thực tế có thể bao gồm:

• Phân quyền truy cập dữ liệu theo nhiệm vụ.

• Kiểm soát tài khoản và quyền sử dụng hệ thống.

• Bảo vệ dữ liệu và hệ thống công nghệ bằng biện pháp kỹ thuật phù hợp.

• Quản lý việc chia sẻ dữ liệu với nhân sự và đối tác.

• Tiếp nhận, đánh giá và xử lý sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Không có hệ thống nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trước mọi rủi ro. Khi phát hiện sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, Công ty sẽ đánh giá và thực hiện các biện pháp xử lý, thông báo hoặc báo cáo theo yêu cầu của pháp luật hiện hành.

9. COOKIE VÀ CÔNG NGHỆ THEO DÕI TRÊN WEBSITE

Website Linh Lang Service có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự nếu được triển khai nhằm hỗ trợ hoạt động kỹ thuật, duy trì phiên truy cập, bảo đảm an toàn hệ thống, phân tích hiệu quả website hoặc cải thiện trải nghiệm người dùng.

Tùy công nghệ thực tế được sử dụng, khách hàng có thể quản lý cookie thông qua cài đặt trình duyệt hoặc công cụ quản lý sự đồng ý được cung cấp trên website.

Đối với cookie hoặc công nghệ theo dõi cần sự đồng ý theo quy định pháp luật, Công ty sẽ thực hiện việc thông báo và lấy sự đồng ý phù hợp trước khi xử lý.

10. DỮ LIỆU CỦA TRẺ EM VÀ NGƯỜI CẦN ĐƯỢC BẢO VỆ ĐẶC BIỆT

Linh Lang Service không chủ động thiết kế dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc cung ứng linh kiện nhằm thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em.

Nếu việc cung cấp dịch vụ phát sinh hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em hoặc chủ thể thuộc nhóm cần được bảo vệ đặc biệt, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp và điều kiện xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Công ty hướng tới tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng một cách phù hợp, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của các đối tượng cần được bảo vệ.

11. CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH

Linh Lang Service có thể sửa đổi hoặc cập nhật Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân để phù hợp với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, hệ thống công nghệ hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website https://linhlangservice.vn kèm thông tin về thời điểm áp dụng khi cần thiết.

Trường hợp thay đổi làm phát sinh nghĩa vụ thông báo hoặc lấy lại sự đồng ý theo quy định pháp luật, Công ty sẽ thực hiện các bước tương ứng. Việc tiếp tục truy cập website không mặc nhiên thay thế cho sự đồng ý trong những trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý riêng.

12. THÔNG TIN LIÊN HỆ VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Nếu có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến việc thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có thể liên hệ Linh Lang Service qua các kênh chính thức sau:

• Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Linh Lang.

• Thương hiệu: Linh Lang Service.

• Website: https://linhlangservice.vn

• Email: contact@linhlangservice.vn

• Hotline: 1900 9267

• Địa chỉ: TT6.2D-16 Khu đô thị mới Đại Kim, Phường Định Công, Hà Nội.

Khi gửi yêu cầu, khách hàng vui lòng nêu rõ nội dung cần hỗ trợ và cung cấp thông tin cần thiết để Linh Lang Service xác minh, tiếp nhận và xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Linh Lang Service cam kết tôn trọng quyền riêng tư, xử lý dữ liệu có trách nhiệm và bảo vệ thông tin khách hàng trong phạm vi hoạt động của mình.